Hoy vamos a hablar de cómo gestionar equipos de trabajo en remoto. Te presentaré herramientas te pueden ser útiles si trabajas así ahora o si crees que lo harás en un futuro… Vamos a ello.
Estrategias para gestionar tus equipos de trabajo en remoto
Ya nos estamos acercando al programa número 400 de este podcast, y creo que prepararé una sorpresa para cuando este día llegue. Tendrás que pasarte por aquí para verla…
Hoy vamos a hablar de cómo gestionar estos trabajos en remoto que suelen ser un caos total: cadenas de email infinitas y plazos que cada uno lleva por libre. ¿Te suena de algo?
Te voy a contar cómo lo hago yo para trabajar con mis colaboradores para que tú también puedas usarlo. Y te animo también a que te unas a nuestra comunidad porque estamos compartiendo mucha información útil y práctica en las salas de conversación que tenemos en discord.
El primer paso que tendremos que dar es un cambio de mentalidad. Darnos cuenta de que ya no estamos en un espacio físico con nuestros compañeros de trabajo y q no podemos estar todo el día de reunión en reunión, será clave para que esta metodología de trabajo a distancia funcione.
Para mi lo más importante no es tanto la reunión de objetivos diarios sino crear un buen panel de tareas.
Una muy buena herramienta para coordinar a tus equipos de trabajo en remoto
Y para ello la herramienta que uso es Notion. Ahí puedes crear un panel tipo canva como el de Trello donde puedes crear diferentes paneles por colaborador, uno general u organizarlo por proyectos.
Yo suelo tener varias columnas: pendiente, visto, en proceso, validar, en espera y completado. Y pongo en cada una de las tareas un responsable que tiene que llevarla a cabo. De esa manera de una forma visual y sencilla podemos ver la tarea, quién la hace y en qué estado se encuentra en cada momento.
También uso las etiquetas que previamente he creado para cada proyecto, para poder en un panel global ver a simple vista a qué corresponde cada tarea.
De esta manera si tienes varios proyectos al mismo tiempo, puedes meterte en cada uno de ellos y ver cómo está yendo el flujo de trabajo.
Todo esto se puede configurar dentro de Notion > properties. Así puedes crear las tarjetas de proyecto, persona responsable, etc. y poder asignarlas dentro de cada tarea.
Otra utilidad muy práctica para mi es que dentro de cada tarea hay una sección de comentarios, donde puedes comunicarte con el equipo sin necesidad de cambiar de plataforma (por ejemplo, email o mensaje) y tener un flujo de comentarios relativos a esa tarea en concreto.
Mejor comunicación con tus equipos de trabajo en remoto
Dentro de los comentarios puedes tener archivos adjuntos, links, etc. por lo que es una forma muy rápida y ordenada de resolver pequeñas dudas o dejar aclaraciones para quien corresponda.
Todo esto también se puede hacer con Trello pero, te da menos opciones que Notion. Es más flexible, tiene más opciones de visualización de tus tareas, proyectos, etc. y es más personalizable. Por eso te recomiendo Notion.
Algo muy útil de esta herramienta son los filtros: tú puedes seleccionar la vista de, por ejemplo, solo las tareas de una persona en concreto para ver el estado del trabajo de este colaborador.
Otras herramientas para compartir con tu equipo en remoto
Otra cosa que yo haría es crear un calendario conjunto con el equipo que corresponda. Esto es importante para concretar reuniones, asegurarte de que todo el mundo tenga claro qué día y hora tenéis programado y que le salga incluso algún aviso en el móvil, email o similar para que no haya que estar recordándoles el evento. También puedes usar esta opción desde Notion creando una tarea y asignándola a todo el equipo convocado a la reunión.
También es una muy buena opción usar discord, donde podéis crear canales diferentes para tener la información agrupada correctamente y fácil de localizar. Puede ser interesante como un chat pero, como gestor de tareas no tenemos tanta opción como en Notion.
Lo que tienes que tener claro es que no tiene sentido estar todo el día pegado al email, teléfono o whatsapp, donde podemos perder mucha información sobre el camino.
En Notion igualmente tienes la opción de automatizar, por ejemplo, que te llegue un email cuando una tarea pasa al estado de validación, para poder revisar. Pero, de esta manera sabes que la información relativa a cada cosa está ordenada en un solo sitio y no te vuelves loco buscando el mensaje donde te decían algo o se te pierde información por el camino.
Para mí, es un sistema de organización que funciona y nos simplifica la vida cuando trabajamos en remoto. Y es por eso que te lo recomiendo y espero que te ayude si decides usarlo.
Marina Miller
Fundadora de Espabilismo, la escuela de estrategia digital para ir siempre a la cabeza.
